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29.05.2019

Auf dem Weg zum papierlosen Büro

Nordhorn. Wie können Firmen ihre Arbeit papierlos gestalten? Antworten auf diese Frage bekamen jetzt 41 Unternehmensvertreter im Haus des Handwerks in Nordhorn. Als Experten zum Thema hatten die Kreishandwerkerschaft Grafschaft Bentheim sowie die Handwerkskammer Osnabrück-Emsland-Grafschaft Bentheim im Rahmen des Projektes „handwerk goes digital“ Arno Nowatzky von der Hamburger Unternehmensberatung Solvie und Kollegen eingeladen.



41 Vertreter des regionalen Handwerks folgen den Ausführungen des Referenten
„Unternehmen, die den Weg in Richtung papierloses Büro gehen möchten, müssen im Wesentlichen drei Schritte in Angriff nehmen“, verdeutlichte Nowatzky. Schritt eins: Alle vorhandenen digitalen Dokumente müssen in einer sinnvollen Ordnerstruktur gespeichert werden. Schritt zwei: Neue Dokumente und Nachrichten müssen auf elektronischem Weg übermittelt werden. Schritt drei: Vorhandene analoge Dokumente müssen gescannt und gespeichert werden.


Ohne technische Hilfe ginge das aber nicht, wie der Experte betonte: „Unternehmen, die papierlos werden wollen, benötigen eine entsprechende Betriebssoftware, die letztlich alle relevanten Tätigkeiten entlang der Wertschöpfungskette von der Angebots- bis zur Rechnungserstellung abbildet. Sinnvoll sind darüber hinaus ein Dokumentenmanagementsystem und ein sogenanntes CRM-System, mit dem Unternehmen ihre Kundeninformationen verwalten“, fasste Nowatzky die wichtigsten technischen Voraussetzungen zusammen.

Wenn die erforderliche technische Infrastruktur vorhanden ist, gelte es zu prüfen, welche Belege am dringendsten digitalisiert werden sollten. Dabei nannte der Berater drei mögliche Ansatzpunkte. Erstens die eingehenden Dokumente wie Rechnungen, Bestellungen, Kontoauszüge, Bewerbungen und so weiter. Zweitens interne Dokumente wie Kalkulationen, Auftragszettel, Materiallisten, Aufmaße, Stundenzettel und so weiter. Oder drittens die ausgehenden Dokumente wie Angebote, Ausschreibungen, Ausgangsrechnungen, Bestellungen, Belege und so weiter.

Mit Blick auf die Digitalisierung interner Dokumente wies Nowatzky auf diverse hilfreiche Tools hin, die es mittlerweile auf dem Markt gebe. So können heute beispielsweise Aufmaße, Notizen oder Kalkulationen bequem per App erfasst und über eine Schnittstelle digital im Betriebssystem hinterlegt werden. Der Berater betonte aber auch, dass die IT-Sicherheit bei der Einrichtung dieser neuen Strukturen mitwachsen müsse. „Vor dem Einsatz von Schnittstellen und Apps muss die IT-Sicherheit auf den dazugehörigen Standard gebracht werden“, stellte Nowatzky klar und er ergänzte: „Der Weg zum papierlosen Büro ist zwar nicht einfach, aber in mehrfacher Hinsicht sinnvoll. Am Ende gewinnen die Umwelt und die Unternehmen, die sich so deutlich effektiver aufstellen.“